Het Centraal visserijregister levert een fraai voorbeeld van het belang van museale verzameling en vasthoudendheid. Het register, enkele tienduizenden kaarten in bijbehorende bakken, werd in jaren tachtig vervangen door een andere vorm van vastlegging. Na kopiëring van een deel van de kaarten op microfiches werd het register klaargezet voor de afvoer naar het oud papier. Dit prikkelde de museale staf in Vlaardingen en leidde tot de redding van dit papieren archief, dat bij het Visserij museum Vlaardingen in de opslag terecht kwam. In de daarop volgende jaren maakte conservator Jan van de Voort zich sterk voor een digitalisering van deze bijzonder interessante bron over de Nederlandse visserij en bracht het archief bij potentiële financiers onder de aandacht. Uiteindelijk ging, zo’n veertig jaar na de redding van het archief, de wens van Jan in vervulling.
Digitalisering 40.000 kaarten
In 2019 organiseerden Museum Vlaardingen en het Zuiderzeemuseum de digitalisering van de 40.000 kaarten die het Centraal visserijregister vormen; de nationale registratie van vissersschepen die van grofweg 1911 tot eind jaren 70 is bijgehouden. Bij de digitalisering van deze kaarten werd het visserijnummer en het jaar van inschrijving dat op de kaart stond overgenomen in een tabel. Dit, tezamen met de 40.000 gescande bestanden moesten vervolgens in het collectiebeheersysteem Adlib worden verwerkt en aangevuld met allerlei andere data die op de kaarten te vinden is. Een traject dat inmiddels twee jaar loopt.
Het digitaliseren van zo’n grote set kaarten is een enorme opgave. Het simpelweg scannen en online plaatsen van de kaarten was niet genoeg; om ze doorzoekbaar te maken moesten de gegevens op de kaarten overgetypt worden. Een traject waar al een begin voor was gemaakt door een enthousiaste liefhebber. Door zijn harde werk hadden wij een sterk begin van het project; hoewel het koppelen van de juiste kaart aan de data nog lastig bleek. Visserijnummers (voorbeeld: YM 2) zijn namelijk niet uniek. Er zijn zeven kaarten die een YM 2 beschrijven, en dat zijn dan ook niet altijd dezelfde schepen. Uiteindelijk kon een deel van deze gegevens gekoppeld worden aan een visserijkaart.
Overtypen en verwerken
Voor de overige kaarten hebben we een project opgezet op hetvolk.org. Daar vroegen wij iedereen die daar zin in had om de kaarten over te typen. We deden dit in twee fases omdat de kaarten van grofweg 1945 veranderde en vanaf dat moment veel meer informatie bevatten. Dit was net rond het begin van de coronaperiode en precies toen niemand meer wist wat hij moest doen met z’n leven. Het invullen van de eerste set van 20.000 kaarten heeft evengoed nog een jaar geduurd. Dit kwam onder andere doordat we de kaarten twee keer over lieten typen, als controle of de data wel goed was overgetypt. Dit bleek echter oncontroleerbaar met zulke aantallen en de tweede set kaarten, 11.000 stuks, waren binnen enkele maanden helemaal overgetypt omdat we daar een enkele keer overtypen voldoende vonden.
Vervolgens moest de overgetypte data verwerkt worden. Hiervoor hebben wij hulp gekregen van Hans Nederbragt die voor ons de data opschoonde en verwerkte tot een prachtig, goed bruikbaar Excel document. Toen konden we beginnen met het echte vervelende werk; alles in Adlib zien te krijgen. Adlib is een systeem dat veel met ‘gevalideerde velden’ werkt. En hoewel dat een prachtige uitvinding is maakt dat data importeren nog niet zo makkelijk. Een gevalideerd veld kijkt namelijk in een andere database of de gegevens die jij zojuist hebt ingevoerd wel in die database voorkomen. Zo niet dan geeft hij daar een opmerking over, of hij schrijft de data automatisch weg in de betreffende database. Een voorbeeld is de thesaurus. Je kunt niet zomaar een term toevoegen als deze niet al in de database thesaurus voorkomt. Hetzelfde geldt voor de database met persoonsnamen. Met name die laatste database bleek erg veel problemen op te leveren. Termen zijn namelijk nog wel makkelijk recht te trekken, en dat had Hans grotendeels als voor ons opgelost. Eventueel niet-voorkomende termen konden we toevoegen of aanpassen. Bij personen ging dat een stuk lastiger.
Jan Bakker komt een aantal keer voor in de personendatabase. Geboortedata helpen gelukkig met het koppelen van een kaart aan de juiste persoon.
Persoonsnamen niet uniek
Persoonsnamen zijn namelijk niet uniek of uniek te maken. Jan Bakker uit Elburg is een ander persoon dan Jan Bakker uit Den Helder. Nu mogen er in de personendatabase wel meerdere Jan Bakkers voorkomen, maar het maakte automatisch importeren van de data – wat je met aantallen van 20.000 wel wilt doen – heel ingewikkeld. Bij een automatische import pakt Adlib namelijk de eerste de beste Jan Bakker die hij in de database vind, en dat is vaak een compleet ander persoon dan de Jan Bakker die geïmporteerd moet worden. Dit resulteerde in een maandenlange worstelingen met Excel documenten en herhaaldelijke importeeracties met allerlei data-trucjes om maar tot de juiste personenkoppeling te komen. Een enorm frustrerende klus, die allemaal in de coronaperiode is gedaan, toen er – bijkomend voordeel misschien – ook weer niet zoveel beters te doen was. Uiteindelijk waren in de zomer van 2021 alle persoonsnamen ingevoerd. Aan verdere opschoning wordt nog gewerkt.
Inmiddels zijn de data van fase 2 door Hans opgeschoond en klaar voor een import in Adlib, en dan kunnen we, waarschijnlijk tegen het einde van 2021 zeggen dat het visserijregister compleet online beschikbaar en goed te doorzoeken is. Nu kunnen, naast algemeen geïnteresseerden ook historici en andere wetenschappers gebruik maken van de data om analyses te maken over de grootte van de vloot, de soorten vistechnieken die werden gebruikt en wanneer, op welke vis werd gevist, enzovoorts. Daarnaast kunnen er foto’s, schilderijen en tekeningen van de betreffende schepen aan hun kaart gekoppeld worden. Elk museum, archief of heemkundekring kan hierdoor zijn collectie enorm verrijken! Kortom: het online volledig ontsloten visserijregister is een enorme rijke bron!
De papieren versie van het archief kreeg na digitalisering een passende ‘rustplaats’. Het archief is inmiddels opgenomen in de collectie van het Nationaal Archief.
Het visserijregister is overigens voor het Maritiem Portal geen nieuw onderwerp. Eerder behandelden Jan van de Voort en Ron Brand dit onderwerp al in hun blogs.
Biografie
Shannon van Muijden, datamanager Zuiderzeemuseum,
mmv Kees Hendriks, hoofd collecties Zuiderzeemuseum.
Zuiderzeemuseum